工程造价业务技术档案管理制度
为规范公司工程造价档案管理，增强公司档案的实用性和有效性，特制定本制度。切实加强对我公司技术档案的管理，做到业务技术档案管理的科学化、规范化、标准化，实现业务技术档案的科学管理和有效利用，特制定如下管理制度。
第一章 总 则
1.1业务技术档案管理制度依据《中华人民共和国档案法》制定。
1.2业务技术档案管理工作应做到及时、准确，并严格执行保密的有关规定。
1.3业务技术档案是在预结（决）算、审计等活动中形成的、具有保存价值的、并按归档制度保存起来的技术文件材料。主要形式有图纸、图表、文字、声像等。
1.4业务技术档案管理是企业管理的重要组成部分，技术档案是企业的宝贵材富，各部门要对技术文件的整理和归档工作高度重视。
1.5业务技术档案管理工作实行统一领导，由总工程师直接领导技术档案管理工作，坚持集中统一和分级管理相结合的原则，维护档案的完整与安全，任何个人不得将公司技术档案据为己有。
1.6业务技术档案管理人员必须由热心档案事业，由具有较好档案管理基础的工程技术人员担任。
第二章 技术资料的形成和归档
2.1在工作中形成的各种材料，由技术负责人作好日常积累、整理和归档工作。
2.2归档材料必须真实、完整、系统。
2.3归档材料必须符合国家规定的文件格式的有关要求，书写工整、装订成册，适宜长期保存。
2.4各部门应重视和支持技术档案资料的立卷归档工作。技术档案资料由项目负责人在该项目报告出具后十日内，将需存档的资料进行分类整理(详见附录)、并移交技术档案管理人员进行装订。任何人不得将应存档的资料据为已有，不得以任何理由拖延归档。
2.5技术档案管理人员将收集的资料应及时在五日内整理、页码编号、立卷和归档。
2.6归档资料：主要由结论性文件资料、证明性文件资料、相关性文件资料组成。
2.6.1结论性文件资料内容和排列
（1） 工程造价咨询报告书正本；
（2） 工程结算审核定案书；
（3） 工程造价审核报告签发的报告拟稿纸。
2.6.2证明性文件资料内容和排列
（1）工程造价咨询单位资料
a、工程结算书、工程计算底稿；
b、技术文件，包括各类分析说明文件、测算书、材料价格统计汇总表及有关咨询单位的相关资料等；
c、工程类别核定单。
（2）业主(或委托方)提供资料
a、提供的主要文件:《委托方提供资料清单》（见附件），项目建议书及批件、设计方案、招标文件、工程承包合同、工程预（结）算书、设计变更单（或清单）、施工签证（或清单）、甲供料明细单等；
b、咨询过程中形成的主要文件：各种调查材料、采集数据、取证材料、会议纪要、文函等。
（3）承包方提供的资料：
承包方的企业资质、取费证书等。
2.6.3相关性文件资料内容和排列
（1）工程造价咨询合同、司法鉴定委托书；
（2）咨询单位作业计划书；
（3）《工程造价咨询质量控制流程单》原件；
（4）工程施工图和竣工图一般不纳入归档范围。如设计变更单位和施工签证较多，可用清单形式归档，原件由委托方保存；
（5）审计报告签收单；
（6）卷内备考表。
2.7归档时间：工作中的技术文件材料，次年一季度归档；预结（决）算等文件材料，成果鉴定后一个月内归档；图纸在预结（决）算完成后无误一个月内归档，设备器材文件材料验收合格后归档；外购设备技术资料，开箱时立即归档；外单位委托本公司的设计图纸预结（决）算成套图纸资料，完成后归档一套。
2.8归档份数：一般档案归档两份；重要档案归档三份；需要向上级档案馆移交的档案归档三份；声像、光盘等资料全部归档。
2.9业务档案管理人员对保存的技术档案要定期进行检查，发现问题及时报告，妥善解决。
2.10业务档案管理人员必须熟悉公司管理档案的历史和现状情况，积极为技术档案的利用提供便利。
第三章 分类目录与检索
3.1业务档案的分类要遵循文件材料的自然形成规律，保持文件材料之间的有机联系，以及便于保管、查询、利用的原则。
3.2业务档案分类编号严格《企业档案分类编号办法》执行。
3.3各类业务档案要根据实际需要编制档案检索工具，并逐步采用现代化技术，应用计算机存贮和检索档案。
第四章 日常管理与借阅
4.1接收业务档案必须认真验收，确保业务档案的成套性和完整性，并办理交接手续。
4.2存放业务档案必须有专用柜，排架一律从左到右，从上到下。
4.3业务档案管理人员要严格按照技术档案管理有关规定办理借阅手续，借阅档案，要说明借阅的目的和归档时间，由借阅人在“借阅档案登记簿”上登记，并及时将借出的案卷催交收回。
4.4借阅的业务档案资料，未经办公室主任的同意不得擅自带出单位，不得涂改、拆卷、转借，用后及时归还。
4.5查阅、借阅业务档案人员，必须严格执行保密规定。借阅的业务档案、资料不得擅自复制，确定需复制须经办公室主任同意。
4.6非本公司人员查阅业务技术档案，需持单位介绍信，经办公室主任批准后方可调阅，并根据业务技术档案的性质和内容决定是否允许查阅者复印或摘录其中的有关内容。
4.7职工调离本公司必须归档所借业务技术档案，经档案管理部门盖章后，方可办理离职手续。
4.8蓝图按四号图大小，琴式折叠装盒存放。
4.9底图一律不得外借，并严格保持与蓝图的一致性。
4.10每年对所存业务档案进行一次全面检查，做到帐物相符，对所有受损业务档案及时进行修补、复制。
4.11业务档案库房要具备良好的卫生环境，并做好防火、防盗、防潮、防尘、防光、防有害生物等的安全措施。
第五章 保存期限与密级
5.1保存期限：在造价咨询中需要长期利用的业务技术档案，列为永久保管（10年以上）；较长时间需要查考利用的档案，列为长期保管（16～50年）；短时间内需要查考利用的档案，列为短期保管（6年以下）。
5.2业务技术档案鉴定每2～3年进行一次。
5.3业务技术档案销毁必须严格、慎重。对通过鉴定无保存价值的技术档案，必须登记造册，经总工程师和主管部门批准后，由保卫科和档案室共同监督销毁。
5.4档案密级：业务技术档案共分绝密、机密和秘密三级，其确定标准严格按《科技保密条例》执行。绝密档案不准外借，经主管部门和总工程师签字批准可以在档案室查阅，如需摘录，必须登记；机密档案经总工程师批准可以在档案室查阅或借阅；秘密档案持本公司证明信可以到档案室查阅或借阅。
第六章 业务技术档案管理的法律责任
6.1对于损坏、丢失或擅自销毁技术档案，擅自提供、抄录、公布业务技术档案，涂改伪造业务技术档案，出卖业务技术档案，倒卖技术档案或擅自把技术档案卖给其他公司，携带禁止出本公司的技术档案及其复制品出本公司，玩忽职守造成技术档案损失的行为，根据情节轻重给予行政处分，造成损失的，责令赔偿损失，构成犯罪的，追究其刑事责任。
6.2凡使用业务技术保密档案者，必须承担保密义务，如果造成失密或泄密必须承担法律责任。
该制度自公布之日起实施。
四川信源工程项目管理有限公司
2013年9月25日
